Estamos no período em que muitas empresas renovam seus estoques, para fazer frente a demanda do ano que se inicia. É realizado o planejamento das aquisições, buscando atender a demanda do próximo exercício, sem comprometer as finanças.

Em média as empresas gastam 50% a 80% de sua renda proveniente das vendas na compra de matérias-primas, componentes e suprimentos.

O setor de compras hoje é visto como parte do processo logístico das empresas ou seja, faz parte integrante da Cadeia de Suprimentos.

Atualmente, a gestão de compras é tido como um fator estratégico nos negócios, focalizando o volume de recursos, sobretudo, financeiros.

A função desta atividade, que compactua com todos os setores de uma empresa, tem como objetivos de eficiência a obtenção dos materiais certos, das quantidades corretas, das entregas em tempo. Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de quantidade. Relativamente aos produtos ou serviços finais são necessários gastos nas compras de componentes para a produção dos mesmos.

Como tal, evidenciam-se grandes impactos nos lucros quando são gerados pequenos ganhos devidos a uma melhoria na produtividade. Por este e outros fatores, como a reestruturação tecnológica das empresas, torna-se cada vez mais importante a atualização da informação e o dinamismo por parte das pessoas que trabalham nesta área. Os setores de compras têm como principais responsabilidades a escolha de fornecedores adequados e a negociação de preços.

É correto afirmar que são necessários contribuições de outros setores ou departamentos tanto para a pesquisa e avaliação de fornecedores como para a negociação de preços. Segundo esta observação  e num sentido amplo, induz-se também que comprar é uma responsabilidade de todos.

Passos do processo de compras:

- Receber e analisar as requisições de compras;

- Selecionar fornecedores. Encontrar fornecedores potenciais, emitir solicitações para cotações, receber e         analisar cotações e selecionar o fornecedor correto (mínimo de três cotações);

- Determinar o preço correto;

- Emitir pedidos de compra;

- Fazer um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos;

- Receber mercadoria e verificar se o que foi entregue está de acordo com o pedido;

- Aprovar a fatura para o pagamento do fornecedor ;

- Avaliar a performance do fornecedor. Manter ou eliminar.

Problemas do setor de compras

1.Compras de emergências:

Ocasionam aquisição com preços altos, rupturas no estoque, paralisação da unidade. Geralmente é motivado por falta de controles por parte de quem requisita.

Sugestões:

• Estabelecer controles
• Identificar os focos de emergência;
• Criar manual de procedimentos;
• Estabelecer prioridades de atendimento

2.Especificações incorretas;

3.Falhas dos fornecedores;

4.Burocracia excessiva;

5.Ingerências;

Observações:

• Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar, a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo.
• Um bom fornecedor é aquele que tem tecnologia para fabricar com qualidade e capacidade para produzir as quantidade necessárias.

Fatores que devem ser observado na escolha dos fornecedores:

- Potencial de relacionamento. Curto e longo prazo;

- Habilidade técnica para produzir / fornecer;

- Desenvolvimento de um  novo produto (e como conseqüência um novo fornecedor);

- Confiabilidade;

- Serviço de pós-venda;

- Localização do fornecedor;

- Relacionamento com a concorrência;;

- Separar o pequeno e o grande fornecedor;

- Preço e prazo.

Cuidados com os descontos para grandes quantidades. Eles podem comprometer seu fluxo de caixa, gerando problemas financeiros.

Comunique-se sempre com seus fornecedores. Informe os  pontos positivos e negativos das suas relações comerciais.

Observando esses cuidados básicos, o comprador, seja ele o proprietário da empresa ou função definida,  estará contribuindo para a melhoria da eficiência da organização, reduzindo custos e garantindo uma continuidade na produção ou serviços.

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